SOFTWARE

Einsatzszenarien

Elektronische Signierung mit SuisseID:

Mit documento werden Ausdrucke aus beliebigen Anwendungen wie Office, SAP oder Dynamics NAV in PDF umgewandelt und via SuisseID signiert. Diese signierten Dokumente werden – nach Ihren Vorgaben – elektronisch versendet und archiviert. Beliebte Ausgabearten sind E-Mail, IncaMail und das klassische PDF lokal abspeichern. Wie bei allen documento Verarbeitungen, können Sie das Dokument vollautomatisch in dem Archivsystem Ihrer Wahl ablegen lassen – genau so, wie es versendet wurde.

 

Details finden Sie zudem noch im Bereich documento Sicherheit.

 

Arbeitsplatzdruck mit Archivierung:

Für viele ist das Ziel einer firmenweiten, konsistenten und revisionssicheren Archivierung aller relevanten Geschäftsdokumente noch in weiter Ferne.

 

Nicht so mit der Arbeitsplatzlösung documento: Druckaufträge werden anwendungsübergreifend entgegengenommen und nach dem Ausdruck vollständig indiziert als PDF/A im elektronischen Archivsystem abgelegt.

 

Mit Anbindung an gängige Archivsysteme wie dg hyparchive archiviert documento alle relevante Ausgangspost automatisch und unter standardisierten Begriffen jederzeit abrufbar.

 

Druckverteilung:

Verwalten Sie in Ihrer Unternehmung Drucker und Druckjobs zentral und nutzen Sie allen Finessen wie Schachtsteuerung, Justage und Beilagensteuerung. Dabei spielen Drucker-Hersteller und Druckermodell keine Rolle.

 

Mit der Job-Historie haben Sie den Überblick über das Druckverhalten und können Nachdrucke auslösen.

 

Grössere und weniger eilige Druckjobs lassen sich sammeln und in zentraler Tagespost verarbeiten, wodurch Sie Kosten senken und die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters erhöhen können.

 

Welche Drucker zur Verfügung stehen, wie die Schachtsteuerung für den Rechnungsdruck mit Einzahlungsschein parametriert ist und viele weitere Einstellungen lassen sich zentral für alle Clients vorgeben.

 

Beispiel-Workflow eines Rechnungsdrucks mit documento:

 

(klicken zum Vergrössern)

 

1. Elemente Aufbringen

Aufbringen eines Barcodes, der aus Inhalten des Dokumentes generiert wird.


2. Drucken

Ausdruck dieses Dokumentes auf richtigem Drucker mit automatischer Schachtwahl.


3. Archivierung

Die Rechnung wird automatisch mit Metadaten versehen archiviert. Es ist kein Benutzereingriff nortwendig.


4. Versand per E-Mail

Im letzten Schritt wird die Rechnung zur Zahlung an einen im Dokument definierten Empfänger gesendet. Hierbei öffnet sich ein Fenster des E-Mail-Programms und das Dokument kann so versendet werden.

Scan to Archive:

Mit documento können Sie die Scan-to-PDF Funktionalität Ihrer MFP einsetzen, um diese Geräte in vollwertige Workflow-Maschinen zu verwandeln. Durch Customizing der Workflows via documento Plugins können Sie die gescannten PDFs mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indizieren und als PDF/A Dokumente in einem revisionssicheren Archivsystem wie dg hyparchive ablegen.

 

Email to Archive:

Da documento einen virtuellen PDF-Printer mitbringt, lassen sich E-Mails über die Druckfunktionalität des Mailprogramms bequem auf documento Workflows ausgeben. Durch Customizing der Wofklows via documento Plugins können Sie die so erzeugten PDFs mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indizieren und als PDF/A Dokumente in einem revisionssicheren Archivsystem wie dg hyparchive ablegen.

 

Senden an Faxserver:

Sie möchten alle Ihre ausgehenden Faxe nicht mehr von Ihrem Fax oder MFG verschicken? Ihr ERP-System unterstützt eine Fax-Server Funktionalität nicht? Sie hätten gerne die Möglichkeit bei unterschiedlichen Faxen, wie z.B. Rechnungen oder Angeboten, unterschiedliche Beilagen automatisch mit zu versenden? Sie wären gerne in der Lage Ihre zu faxenden Dokumente mit individuellem Briefpapier zu unterlegen? Sie haben als Firmenvorgabe immer nur das aktuellste Briefpapier zu verwenden?

 

Durch Printcom documento können Sie aus all Ihren Applikation, ERP-Systemen usw. alle Arten von Dokumenten als Fax über einen Fax-Server versenden. Es ist möglich automatisch Beilagen zu den jeweiligen Dokumenten beim Versand beizufügen. Zu all Ihren zu faxenden Dokumenten können Sie individuelles und jederzeit aktuelles Briefpapier unterlegen.

 

Handhabung:

 

- Aus Sicht des Anwenders:

 

Workflow aus Sicht des Anwenders

 

1. Aus einer beliebigen (Fach-) Anwendung „Drucken“ drücken.
2. Das documento Fenster erscheint und der Anwender drückt den Button „Starten“.

 

- documento Seitig:

 

Workflow aus Sicht der Anwendung

 

1. Nachdem der Anwender „Starten“ drückt nimmt documento das Dokument liest aus diesem die Faxnummer des Empfängers.
2. Das Dokument und die Faxnummer des Empfängers werden als E-Mail an den Fax-Server verschickt. Hierfür wird die Faxnummer von documento so vorbereitet wie der Fax-Server diese erwartet.

 

Workflow aus Sicht der Anwendung

 

Workflow aus Sicht der Anwendung

 

1. Ist keine Faxnummer vorhanden kann über z.B. eine Tabelle aus einem vorhandenen Namen eine Faxnummer ermittelt werden.
2. Mit z.B. der Dokumenten Art können Beilagen verknüpft sein mit der das zu verschickende Dokument ergänzt wird.
3. Auch kann das Dokument vor dem Verschicken mit einem Briefpapier unterlegt werden.